Sistem Administrasi

Sistem administrasi kita memang tergolong rumit, dalam suatu forum diskusi dengan para Pejabat di Badiklat, saya menanyakan "mungkinkah suatu saat nanti sistem administrasi kita berubah menjadi lebih efisien?"

Beliau menjawab (seingat saya): "Sepertinya hal ini sulit, karena pada sistem administrasi  kita,   orang cenderung dicurigai ketika berperan sebagai pemegang dana,  jadi semua bukti pelaksanaan kegiatan dan bukti transaksi harus dilaporkan, dalam bentuk surat pertanggung jawaban (SPJ), berbeda dengan pengalaman saya di Jerman, ketika seorang staf berbelanja di toko, kadang-kadang memang mereka minta nilai transaksi di naikkan, misalnya saja untuk parkir, dan hal ini dimaklumi oleh kasir toko".

Sistem administrasi seperti ini diterapkan dibebankan kepada semua Instansi di Negeri ini, bayangkan saja bila dalam pengelolaan dana sebesar 10 juta memerlukan dokumen SPJ setebal 1 cm, dan  12 OJ (orang-jam) maka bisa dihitung berapa biaya pekerja untuk mengerjakan administrasi tersebut.

Memang sungguh ironis, di jaman era Transaksi Elektronik berkembang begitu pesat kita masih mengandalkan sistem administrasi manual  yang serba paperfull antonim-nya paperless.

Sistem Administrasi yang menggandalkan Transaksi Elektronik bila diterapkan dengan baik akan membuat sistem kerja kita sangat efisien. Transaksi Elektronik bisa berupa kartu kredit, kartu debit, internet banking, sms banking, mobile banking ....dsb.

Berbagai aktivitas yang bisa di lakukan melalui transaksi elektronik:

• Pembelian Tiket Perjalanan Dinas.
• Pembayaran Honor melalui transfer.
• dan berbagai transaksi yang kita lakukan di travel agent, hotel, restoran, rumah makan  dan toko yang memberikan layanan electronic payment.

untuk validasi transaksi dapat dilihat dari histori transaksi: dimana transaksi dilakukan, kapan transaksi dilakukan, dan besar nominal transaksi", bahkan bila suatu saat nanti sudah ada  sistem yang  terintegrasi dengan database  penjualan supermarket, tiketing pesawat, kereta api, hotel, kita  bisa mengetahui item barang / jasa yang dibeli di sana.